Concepto
Del negocio al tablero. Un tablero no es una colección de gráficos lindos: es una lista de decisiones, con la evidencia al lado de cada una.
Casi todos los tableros se arman al revés. Alguien abre la herramienta, ve qué datos hay, y empieza a poner gráficos. El resultado es una pantalla llena que no ayuda a decidir nada.
El orden correcto tiene tres pasos, y el gráfico es el último. Primero, la decisión: ¿qué vamos a hacer distinto según lo que muestre esto? Segundo, la pregunta: ¿qué necesito saber para tomar esa decisión? Y recién tercero, el gráfico que contesta esa pregunta, con todo lo que vimos en las lecciones anteriores.
En casi cualquier negocio, las decisiones caben en tres familias. Vender más: ¿cómo viene el año, quién vende, qué se vende? Gastar menos: ¿por qué ganamos esto y no más? Atender mejor: ¿qué se rompe, dónde y cada cuánto?
Hay una prueba muy simple para cada gráfico del tablero: si el número cambiara al doble, ¿harías algo distinto? Si la respuesta es no, ese gráfico no va. Puede ser interesante, pero no es un tablero: es un informe.
Y un detalle de forma que cambia mucho: poner la decisión en el título del gráfico. En vez de «ventas por mes», poner «cómo viene el año contra la meta». El título deja de describir el eje y empieza a decir para qué está ahí.
Un tablero que se usa es corto. Tres o cuatro gráficos por pantalla, no veinte. Si hace falta más detalle, va en un anexo: una segunda pantalla que se abre cuando alguien pregunta. La pantalla principal tiene que poder mirarse en 30 segundos, parado, con el café en la mano.
Regla para llevarte: primero la decisión, después la pregunta, y al final el gráfico.
Ejemplo real
Un caso real: de catorce gráficos a cuatro.
Una distribuidora manda todos los meses un reporte con catorce elementos. Vamos a revisarlo con lo que aprendimos en el curso.
Empiezan las bajas. El acumulado de ventas: sale, porque nunca baja y no contesta cómo viene. La torta de canales: sale, porque las porciones no se comparan. El mapa de ventas por provincia con totales: sale, porque es un mapa de población. El velocímetro de cumplimiento: sale, porque una barra con la meta marcada dice lo mismo en un décimo del espacio. El radar de vendedores: sale, porque el orden de los ejes cambia el ganador. La dona en tres dimensiones: sale, porque la perspectiva agranda lo de adelante. Y la conversión promedio del trimestre: sale, porque es un promedio de porcentajes mal calculado.
Dos cambian de lugar. La tabla de cuarenta líneas de gastos no es un tablero: es auditoría, y se va a un anexo. Y el gráfico de año contra año se funde adentro de la línea mensual, como una serie de fondo.
¿Qué queda? Cuatro gráficos. La línea mensual, que contesta cómo viene el año. Las barras por canal, que contestan quién vende más. El top diez de productos, que contesta qué hay que tener en stock. Y la cascada del ingreso a la ganancia, que contesta por qué ganamos esto.
Cuatro de catorce. Se recortó el 71 % del reporte, y no se perdió ninguna decisión.
Y algo que casi siempre aparece cuando se hace esta limpieza: dos o tres gráficos que contestaban la misma pregunta con distinta forma. El acumulado y la línea mensual son el mismo dato; la torta y las barras de canal, también. Cuando se elige uno por pregunta, el reporte se acorta solo.
Regla para llevarte: si sacás un gráfico y nadie lo reclama, no hacía falta.
Error típico
El error típico: el tablero que nadie abre.
Existe en todas las empresas. Veinte gráficos, colores, un montón de trabajo… y las visitas son cero. No es porque la gente no mire datos. Es porque ese tablero no ayuda a decidir nada.
Hay cuatro señales, y con dos ya alcanza para diagnosticarlo. Primera: ningún título dice una decisión; todos describen el eje. «Ventas por mes», «clientes por canal». Segunda: hay varios gráficos que contestan lo mismo con distinta forma, porque se fueron agregando sin revisar. Tercera: nadie pidió esos gráficos; están porque la herramienta los ofrecía. Y cuarta, la más brutal: un día el dato se rompe, se queda pegado en el mismo número tres semanas, y nadie llama para avisar.
Ahí está la prueba del tablero: si se rompe y nadie lo reclama, ese tablero no estaba en uso.
El arreglo no es rediseñarlo más lindo. Es empezar de vuelta por la decisión, y borrar sin culpa todo lo que no la sirva. Lo que a alguien le pueda hacer falta alguna vez va a un anexo, en una segunda pantalla que se abre cuando se necesita.
Y conviene preguntar a quien lo usa: de estos veinte gráficos, ¿cuál mirás primero? Esa respuesta suele dejar tres, y los otros diecisiete ya se pueden borrar.
Hay una última señal, medio cruel pero infalible: preguntá cuándo fue la última vez que alguien tomó una decisión distinta por algo que vio en ese tablero. Si nadie se acuerda, no hace falta rediseñarlo: hace falta rehacerlo desde la primera pregunta.
Regla para llevarte: un tablero se mide por las decisiones que cambia, no por los gráficos que tiene.
Práctica
La práctica del curso: armar el esqueleto de un tablero que se use, con tres preguntas, tres gráficos y tres KPIs con contexto. Tomate cinco segundos en cada una para pensar la tuya.
Primera pregunta: ¿cómo viene el año? Va una línea mensual, con el año pasado de fondo como serie de comparación. Es tiempo continuo, muchos puntos, y lo que se lee es la pendiente. Nada de acumulado. Y el KPI que la acompaña: ventas del mes, contra la meta y contra el mismo mes del año pasado. Dos comparaciones, no un número solo.
Segunda pregunta: ¿quién vende y qué se vende? Van barras, dos juegos: por canal y el top diez de productos. Ordenadas de mayor a menor, con el eje desde cero, y horizontales si los nombres son largos. Nada de tortas ni de apiladas. El KPI: el ticket promedio, con la mediana al lado, que es la lección que abre el Curso uno.
Tercera pregunta: ¿por qué ganamos esto? Va una cascada: del ingreso bruto a la ganancia, con una barra por cada corte. Ahí se ve dónde se va la plata, y si el resultado mejoró por vender más o por gastar menos. El KPI: el margen del mes, contra el trimestre anterior.
Y con eso cierra el curso. Cinco familias de gráficos, una por pregunta. Tres decisiones antes de dibujar una barra: orden, eje desde cero y orientación. Línea para el tiempo continuo, barras para períodos cerrados, acumulado solo para el progreso. Escala logarítmica cuando la pregunta es a qué ritmo. Cascada cuando la pregunta es por qué pasamos de A a B. Y todo número del tablero con al menos una comparación al lado.
Si te llevás una sola cosa, que sea esta: la pregunta elige el gráfico.